請求書に関わる業務は、請求書の作成をはじめ、発行・内容のチェック・発送などの煩雑な作業を要します。
また請求書という特性上、ミスには細心の注意を払うことから、経理担当者に負担がかかります。
請求管理システムを導入することで、経理担当者の悩みが解決されるため、負担が減ると言えます。
そこで当記事では、請求管理システムをおすすめする理由をはじめ、用途に合わせた選び方を紹介します。
請求書の作業効率を良くしたいと考える担当者は、ぜひお役立てください。
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請求管理システムとは？
請求管理システムとは、請求書の発行や送付など、請求書発行に関する業務を一元化することで、業務を効率化できるシステムを指します。
従来では請求書を作成する際に「Excel」や「Word」などを使用し、手作業で請求書の管理をすることが一般的でした。
しかし時代の流れとともに、請求管理システムを導入する企業が増えており、各社からの注目が高まっていると言えます。
請求管理システムと請求書発行システムの違い
請求管理システムと似た商品として、請求書発行システムがあります。
請求書発行システムは、あくまで請求書の作成に特化していることが特徴です。請求書の作成・発行をシステムで一元化し、経理業務を効率化できます。
一方で請求管理システムは、請求書の作成をベースとしながら、以下のようなプラスアルファの作業も行うことが可能です。
請求書の作成を担当する人は、請求書だけを取り扱うのではなく、見積書や納品書などの関連書類も取り扱うことが一般的です。
また入金の管理をする場面も、頻繁にあると言えます。
そのため、プラスアルファの機能を持つ「請求管理システム」を使うことで、日々の仕事をスムーズに進めることができます。
基本的な機能と付属機能について
ここでは、請求管理システムの基本的な機能と、付属されることが多い機能について解説します。
(※付属機能の有無は、商品によって異なります。)
基本的な機能
請求管理システムの基本的な機能は、請求書の作成に必要な機能です。
以下の3つの機能は、請求管理システムと呼ばれる商品に対して、必ず装備されています。
【1】請求データ検索
請求書の作成に必要な、以下のようなデータを検索します。
【2】請求書作成
【3】請求書発行
付属されることが多い機能
請求管理システムでは、経理担当者の業務を効率化するために、請求書の作成以外の機能も充実している傾向にあります。
請求管理システムに付属されることが多い機能は、以下の通りです。
【帳簿作成】
見積書・納品書・支払明細書・領収書といった帳簿の作成ができます。
【請求書発送】
紙や電子媒体で作った請求書を、発送する機能です。発送方法は、下記などがあります。
【郵送代行】
顧客が多く郵送に手間がかかる場合に、郵送代行を依頼できます。
基本的に、別途料金が発生します。
【入金管理】
作成した請求書に対し、入金の状況を反映します。
請求金額が入金された場合には請求データを消し込み、未入金の場合には、対象の金額が次回の請求書に上乗せされます。
【督促機能】
入金が遅れている顧客に対し、督促をしてくれる機能です。
請求管理システム導入をおすすめする理由
請求管理システムの導入には、コストや手間がかかりますが、それ以上のメリットがあることから、多くの企業で導入が進んでいます。
以下に、コストや手間が発生したとしても、請求管理システムの導入をおすすめする理由を解説します。
請求書を効率良く作成できる
請求管理システムの導入をおすすめする1つ目の理由は、請求書を効率良く作成できることです。
請求書の処理には、以下のようなフローが存在します。
文字で書くと極めてシンプルに見えますが、各工程では細かい確認作業があります。
さらに請求先によっては、「紙とPDFデータの両方が欲しい」や「締め日から2日後までに請求書の原本が必要」などの細かい指定があるでしょう。
そのため、請求書の処理は煩雑だと言えます。
またミスが許されない業務であり、確認作業に費やす時間も多いことが特徴です。
特に請求先が多い企業では、請求書の作業だけで、数日が経過することもあります。
請求管理システムを導入すると、以下の理由から、請求書の作成に費やす時間を大幅に削減できます。
発送作業に時間を取られなくなる
請求管理システムの導入をおすすめする2つ目の理由は、発送作業に時間を取られなくなることです。
従来の請求書は紙ベースであるため、作成した書類を印刷・封入し、切手を貼って郵送をするか、郵便局に持参したうえでまとめて郵送していました。
しかし請求管理システムを導入することで、以下のように発送時間に時間を取られなくなります。
【理由1：データでの発送が可能になる】
請求管理システムを導入すると、複数の請求書をデータに変換することが可能です。
また商品によっては、あらかじめ発送先の情報を設定すると、請求書の送付日に合わせて、データを自動で送付してくれるものも存在します。
【理由2：郵送代行サービスを利用できる】
基本的にオプションになりますが、請求管理システムを導入すると、請求書の郵送代行サービスを利用できます。
郵送代行サービスを利用することで、請求書の発行・封入・発送の時間が減るため、経理担当者の負担が減ります。
ミスを減らせる
請求管理システムの導入をおすすめする3つ目の理由は、ミスを減らせることです。
請求書に関わる業務は、以下の理由から、ミスが許されないと言えます。
理由1：売掛金を回収できない
請求書の発行を忘れることや、実際よりも低い金額で請求書を作成すると、売掛金を回収できません。
同様のミスが積もり積もると、会社が赤字の状態となり、経営が傾く恐れがあります。
理由2：過大請求の場合には、請求先に損害を与える
実際よりも高い金額で請求書を作成すると、過大請求となります。
ミスに気が付いた際には返金しますが、返金が実施されるまでは請求先が赤字の状態であるため、損害を与えている状態だと言えます。
場合によっては、請求先から損害賠償請求を受けることもあります。
理由3：会社の信頼度を低下させる
経理は会社の資産を管理するため、経理の手腕によっても、財政が左右されます。
そのため、顧客は取引先の経理のレベルをチェックすることが多いです。
請求でミスが生じると、経理のレベルが低いとみなされ、会社の信頼度が低下します。
請求管理システムを導入すると、請求に関するミスが減ることから、上記のような問題を解消することが期待できます。
情報が管理しやすくなる
請求管理システムの導入をおすすめする4つ目の理由は、情報が管理しやすくなるためです。
従来の請求書は、ExcelやWordでデータを管理し、さらに照合に必要な入金や見積もりのデータは、別の場所で管理することが主流でした。
そのため、複数の情報をチェックしながら請求書を作成する必要があり、情報の管理が難しい傾向にありました。
しかし請求管理システムを使用すると、請求に関するデータをシステム上で一元的に管理できるため、情報が管理しやすくなります。
請求管理システムを利用すべき人
請求管理システムは、請求に関する業務をスムーズに進めたい人におすすめですが、その中でも特に向いている人がいます。
以下のような特徴を持つ人は、請求管理システムを利用すべき人です。
請求書以外の業務を行っている人
請求書を作成する人の中には、請求書以外の業務を行う人も存在し、こうした人は他の業務にも時間を確保する必要があります。
例えば、以下のような人が該当します。
請求管理システムを使うことで、請求書の業務に費やす時間が減るため、他の業務も円滑に進めることができるでしょう。
ムダを削減したい人
会社の利益を上げるためには、売上を増やすことと、ムダを削減することがポイントです。
請求管理システムを使うと、以下のようにムダを削減できるため、さまざまな会社のムダを削減したいと考える人に向きます。
チームで仕事を行う人
請求書を作成する際に、帳簿の作成や入金確認を行う人が複数いる場合には、チームで仕事を行っていると言えます。
チームで仕事を行うと、さまざまな場所に必要情報が存在することから、請求書に対するミスも生じやすくなります。
例えばAさんが自分のパソコンで見積書データを作成し、Bさんが社内サーバーの中に請求書データを保存するなど、書類の管理場所が異なることも1つの例です。
請求管理システムを導入すると、上記の例におけるAさん・Bさんも同じシステム内に情報を共有することから、データが一元化されます。
そのため、書類の重複や発行漏れなどのミスが減ると同時に、チーム内の効率性が高まります。
請求管理システムを比較するときのポイント
昨今では、多種多様な請求システムが販売されていることから、経理担当者は「何を選べば良いのか？」と迷ってしまいます。
そのため、請求管理システムを選ぶ際には、ポイントを押さえたうえで探す必要があります。
以下のポイントを参考にし、自社に合った請求管理システムを選ぶと良いでしょう。
自社に必要な機能が搭載されているか
請求管理システムは、請求書の作成以外の機能が付属されることも多いです。
バラエティーに富んだ付属の機能を見ていると、「機能は何があれば良いか？」や「そもそも機能の選び方が分からない」と迷うことがあります。
そのため、自社に必要な機能を明確にしたうえで、目的を叶えられる機能が搭載されていることを確認しましょう。
例えば、請求書の作成自体を効率化したい場合には、請求書の作成に特化したリーズナブルな商品を選べば十分だと言えます。
一方で請求先が多い場合には、見積書などの帳簿も一元化できる商品や、郵送代行サービスを実施している商品を選ぶことも視野に入れると良いでしょう。
また請求書の作成で終わらず、入金確認まで実施したい場合には、入金データを照合する機能があると便利です。
現在利用しているシステムと連携できるか
請求管理システムを選ぶうえで、現在利用しているシステムと連携できることは重要です。
なぜなら、請求管理システムを効率良く活用するためには、さまざまなデータを取得する必要があるからです。
データを取得する方法は、以下の2通りです。
方法1：他システムのデータをCSVデータとして抽出し、請求管理システムに読み込む
方法2：請求管理システムと他システムを連携させる
方法1の場合には、一から情報を入力する作業は省略できるものの、CSVデータとして抽出したうえで請求管理システムに読み込む必要があるため、手間がかかります。
そのため、請求管理システムを選ぶ際には、他システムと連携できる商品を選ぶと便利です。
サポート体制が整っているか
請求管理システムを導入する際には、サポート体制が整っている商品を選ぶことをおすすめします。
なぜなら、初めて使用する製品であるため、慣れるまでに時間がかかることや、導入後に疑問が生じる可能性があるからです。
以下のようなサポート体制が整う商品を選ぶと、スムーズに請求管理システムを使用できます。
【操作方法をレクチャー】
新しいシステムを導入すると、不明点が発生するものです。
不明点が出た際にコールセンターなどを経由し、操作方法をサポートしてくれる商品を選ぶと、すぐに疑問が解消するため、業務をスムーズに遂行できます。
【取引先へのサポート】
取引先によっては、請求書のデータは電子媒体ではなく、あくまで紙ベースでの受付を希望することがあります。
請求書を紙ベースで希望する取引先に対し、電子媒体での請求書の導入に対するサポートを実施する商品を選ぶと、取引先からの許可を受けやすくなります。
請求管理システム比較10選
ここでは、おすすめの請求管理システムを紹介します。
各製品の特徴を比較したうえで、自社に合った商品を選ぶと良いでしょう。
楽楽明細
楽楽明細は、メディアでも話題の請求管理システムです。
1,000社以上の導入実績があり、大手企業からも支持されていることから、信頼度も高く、セキュリティー面でも安心して使えます。
Excelなどの表計算ソフトに慣れていると、スムーズに利用できるデザイン性・操作性が特徴です。
そのため、今まで表計算ソフトで請求書を作成していた場合には、取り掛かりやすいでしょう。
またCSVデータやPDFデータの読み込みが可能で、社内で使用している既存のシステムとの連携も可能です。
請求管理ロボ
請求管理ロボでは、請求書を電子化することによって、業務の効率化をはかります。
また入金の消し込みに焦点を当てており、入金データを取り込んだうえで、毎日消し込みを実施することから、入金漏れを防ぐことが可能です。
請求に関する各業務に対するアラート機能も搭載し、業務の漏れを見逃しません。
既存のソフトとの連携も可能なため、会計ソフトなどと連携することで、業務がスムーズに進みます。
マネーフォワード クラウド請求書
マネーフォワード クラウド請求書は、個人向けのお金の見える化サービス「
東証一部上場の企業であり、知名度も抜群なことから、
直観的な操作が可能であり、見積書・納品書・請求書・
マネーフォワードが提供する会計ソフトなどを併せて使用すること
ナビエクスプレス
ナビエクスプレスは、NTTコムオンライン・マーケティング・ソリューションが運営している「データ送信サービス」です。
請求書をはじめとした帳簿を、クラウド上でやり取りできることから、請求管理システムとしての機能も果たします。
運営元はNTTコミュニケーションズグループであるため、強固なセキュリティーを敷いていると言えます。
その証として、特にセキュリティー面が重要な「医療機関」や「人材派遣会社」でも、ナビエクスプレスを導入する事例が多く見られます。
また既存の請求書のフォーマットを、デザインを変えずに使えることも、魅力の1つです。
invox
invoxではAIとオペレーターの双方がチェックすることで、あらゆる形式の請求書データを99.9&以上の精度で読み取り、自動化できます。
運営元の株式会社Deepworkは、2021年のサービス開始1年で導入企業数が1,000件をこえており、勢いに乗っている企業だと言えます。
また他社の請求管理システムと異なる点として、あくまで取引先から「受け取った請求書」に対し作用することが挙げられます。
そのため、受け取る請求先が多い企業に向いています。
また受け取った請求書のデータは、自動で振り込みデータや仕分けデータに変換されることが特徴です。
pasture
pastureはフリーランスに特化したマネジメントサービスで、発注から請求書の管理までを一本化できます。
企業はpastureを導入することで、リスト化したフリーランスの情報を閲覧することや、実績の可視化が可能です。
フリーランスと多く取引をしており、効率的に仕事をしたい企業に向いています。
運営元は、人材サービスで有名なエン・ジャパン株式会社であることから、セキュリティー面でも安心だと言えます。
各種のサポートも充実しており、幅広いバックアップが期待できます。
～サポート例～
- 導入時のキックオフミーティング
- 管理者向けの研修
- パートナー(フリーランス)向けの研修
- マニュアル作成
請求上手
請求上手は、IT製品の開発や企業のコンサルティングを実施する、株式会社ティエラが展開する請求管理システムです。
他社では初期費用が発生することが多いものの、請求上手は初期費用が0円であるため、開始しやすいと言えます。
web上にアップロードした請求書を閲覧するシンプルな仕組みであるため、操作がしやすいことも特徴です。
また導入時のサポートが手厚く、費用や運用方法などを、丁寧に説明してくれます。
機能は最低限で良く、初期費用も最低限に抑えたい企業におすすめです。
e-メイサイプロ
e-メイサイプロは、請求書のやり取りをシステム上で完結できる、請求管理システムです。
請求書を受け取る企業に対して、招待を送ることで利用が開始されます。
また請求書だけではなく、納品書や見積書などの帳簿も作成でき、カスタマイズも可能です。
各ユーザーの作業に応じ、変更履歴が残ることから、ミスを減らすことも期待できます。
セキュリティー体制も万全であり、データセンターは日本に設置し、24時間において監視していることが特徴です。
board
boardは中小企業をターゲットとした業務管理システムであり、請求書や見積書を作成できることから、請求管理システムとして使用できます。
有料継続率が99％をこえているため、導入した企業からの満足度の高さが分かるでしょう。
boardでは、経理や総務などのバックオフィスだけに焦点を当てるのではなく、企業全体で使用できることを想定して、当該システムを開発しました。
そのため、カバーする領域の広さに定評があります。
見積書や請求書といった書面の作成はもとより、営業管理や売上見込・キャッシュフローの予測もできることから、営業などのフロントオフィスでも積極的に活用できます。
Tradeshift
Tradeshiftは、海外にも展開するグローバルなプラットフォームであり、請求管理システムとして使用できます。
セキュリティーで厳しいNTTコミュニケーションズ株式会社のプラットフォームとしても採用されており、安全に使用できると言えます。
機能はシンプルで分かりやすく、請求書を取引先に迅速・正確に伝えることを意識し、作成されていることが特徴です。
また以下の基本的な機能は無料で使用できることから、請求書管理システムには極めてシンプルな機能だけを求め、料金も抑えたいと考える企業に向きます。
- アカウント作成
- 請求書作成
- データの取り込み
- 電子文書の送受信
グローバルなプラットフォームであるため、多言語に対応していることも特徴です。
請求管理システムを比較して自社に合ったものを見つけよう
請求管理システムを使うことで、請求書に関する業務の負担を減らし、担当者や会社全体の作業効率を上げられることが分かりました。
また多くの商品の中から、自社に合ったものを選ぶためには、必要な機能を搭載した商品を見極めることが大切です。
商品によっては、トライアル期間や限定的な無料のサービスを設けていることもあり、こうしたサービスから初めてみるのも良いでしょう。
本記事で紹介したポイントを参考にし、さまざまな請求管理システムを比較しながら、ベストな商品を選べると嬉しく思います。
